Medidas eficazes auxiliam empresas a proteger recursos e garantir transparência nas despesas
O cartão corporativo é uma ferramenta cada vez mais presente nas empresas, facilitando pagamentos relacionados a viagens, compras e serviços essenciais. No entanto, sua praticidade também pode abrir espaço para fraudes e desperdício de recursos, caso não haja controle rigoroso.
Para assegurar a boa gestão financeira, muitas organizações investem em práticas que promovem transparência e evitam o uso indevido desse recurso. Aadoção de processos estruturados contribui para diminuir riscos e fortalecer a governança corporativa. A seguir, conheça quatro estratégias recomendadas para evitar fraudes e melhorar o controle dos gastos com cartões corporativos.
1. Definição clara de políticas internas
O primeiro passo é estabelecer regras bem definidas sobre o uso do cartão corporativo. Isso inclui a descrição das despesas permitidas, limites de valores, responsáveis pela aprovação e orientações para a prestação de contas. Políticas internas claras criam um ambiente de responsabilidade e facilitam o alinhamento entre colaboradores e gestores.
Além disso, comunicar essas normas de maneira efetiva para todos os usuários do cartão é fundamental. Treinamentos e manuais ajudam a garantir que os funcionários compreendam as restrições e saibam quais procedimentos seguir, reduzindo dúvidas e comportamentos inadequados.
2. Aprovação prévia e monitoramento em tempo real
Outra prática essencial é implementar processos de aprovação prévia para as despesas, especialmente aquelas que envolvem valores elevados ou não recorrentes. Isso evita gastos impulsivos e reforça a análise crítica sobre a necessidade da compra ou serviço.
Ferramentas digitais que oferecem monitoramento em tempo real são aliadas importantes. Elas permitem que o setor financeiro acompanhe as transações conforme ocorrem, identificando rapidamente qualquer movimentação suspeita ou fora do padrão esperado. O uso de sistemas integrados também facilita a conciliação das faturas e a auditoria periódica.
3. Exigência rigorosa de comprovação fiscal
Manter a documentação organizada e completa é indispensável para a transparência dos gastos. A exigência de notas fiscais, recibos e comprovantes para todas as despesas feitas com o cartão corporativo é uma forma de cumprir com as obrigações legais e também uma medida preventiva contra fraudes.
A ausência ou irregularidade na comprovação pode indicar uso indevido, o que deve ser investigado e, se comprovado, punido conforme as políticas da empresa. Além disso, o registro correto dos documentos simplifica a prestação de contas e o acompanhamento financeiro.
4. Restrição do uso e segmentação dos cartões
Para diminuir riscos, muitas organizações optam por limitar o uso do cartão corporativo a um número reduzido de colaboradores, geralmente os que desempenham funções que exigem deslocamentos ou compras frequentes. Esse controle reduz a exposição e facilita a gestão das operações.
Outra abordagem é a segmentação dos cartões conforme a necessidade, atribuindo diferentes limites e categorias de despesas para cada usuário ou departamento. Dessa forma, é possível adequar o uso do cartão ao perfil da atividade e reduzir o potencial de gastos desnecessários.
Gestão financeira
A adoção dessas práticas reflete a preocupação crescente das empresas em proteger seus recursos e garantir que os benefícios do cartão corporativo sejam aproveitados da melhor forma possível.
Além da prevenção de fraudes, essas estratégias contribuem para maior eficiência administrativa e para a construção de uma cultura organizacional baseada na transparência e na responsabilidade. Assim, as empresas garantem que o cartão corporativo seja um instrumento que realmente agrega valor, facilitando o dia a dia sem comprometer a saúde financeira.